Wird Homeoffice das „New Normal“?

Das Coronavirus dürfte sich nachhaltig auf die Büronutzung auswirken, wie eine Studie des Institutes of Directors (IoD) zeigt. In Zukunft werden immer mehr Firmen zu einem hybriden Arbeitsmodell übergehen.

Homeoffice auch nach Corona fester Bestandteil

Eine Umfrage des Institute of Directors (IoD) unter knapp 1.000 Firmen zeigt, dass 74% planen, die Zunahme des Homeoffice aufrechtzuerhalten. Mehr als die Hälfte plant, ihre langfristige Nutzung von Arbeitsplätzen zu reduzieren. Eine kleinere Umfrage unter Chefs, deren Firmen bereits die Nutzung des Arbeitsplatzes reduziert hatten, ergab, dass 44% von ihnen der Meinung waren, dass sich die Arbeit von zu Hause aus als „effektiver“ erwies.

„Fernarbeit ist eine der greifbarsten Auswirkungen des Coronavirus auf die Wirtschaft. Für viele könnte es so bleiben.“, sagte Roger Barker, Direktor für Politik beim IoD. „Die Arbeit von zu Hause aus funktioniert nicht für alle und Direktoren müssen auch die Nachteile mit einbeziehen. Die Leitung von Teams aus der Ferne kann sich als alles andere als unkompliziert erweisen. Die Direktoren müssen sicherstellen, dass sie alles daransetzen, um das psychische Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern“.

Entwicklungsmöglichkeiten

Die Unternehmen werden wahrscheinlich nicht vollständig auf Homeoffice umstellen, fuhr er fort.

„Die Vorteile des Büros sind nicht verschwunden. Für viele Unternehmen erweist es sich als produktiver und angenehmer, Teams persönlich zusammenzubringen. Der gemeinsame Arbeitsplatz bietet den Mitarbeitern oft die Möglichkeit zur informellen Entwicklung und Vernetzung, die so entscheidend ist, besonders zu Beginn einer Karriere“.

958 Unternehmensleiter wurden befragt

Die älteste Lobbygruppe der britischen Wirtschaft gab an, dass zwischen dem 11. und 30. September 958 Unternehmensleiter befragt wurden, hauptsächlich aus kleineren Unternehmen. Die Studie folgt auf eine BBC-Umfrage im August, aus der hervorging, dass 50 der größten Arbeitgeber Großbritanniens nicht vorhatten, in naher Zukunft alle Mitarbeiter wieder vollzeitbeschäftigt ins Büro zu schicken. Der BBC-Fragebogen ergab, dass 24 Firmen keine Pläne zur Rückführung von Mitarbeitern in das Büro hatten.

9 von 10 Mitarbeitern möchten weiterhin von zu Hause arbeiten

20 haben jedoch ihre Büros für Mitarbeiter geöffnet, die nicht von zu Hause aus arbeiten können. Neun von zehn Arbeitern, die während des Lockdowns von zu Hause aus gearbeitet haben, würden gerne in irgendeiner Form weiterhin von zu Hause arbeiten, fanden Forscher in einer akademischen Studie heraus. Ein, im August von Akademikern der Universitäten von Cardiff und Southampton, veröffentlichter Bericht deutet darauf hin, dass die Mehrheit der Menschen, die von zu Hause arbeiten, genauso produktiv sind, wenn nicht sogar noch produktiver.

Ähnliche Denkweise in Deutschland

Eine Umfrage des Münchner Ifo-Instituts unter 7300 Unternehmen ergab ähnliche Werte. 54% der Betriebe erwarten, dass diese Arbeitsform dauerhaft zunimmt. Dennoch dürfte eine vollständige Verlagerung ins Homeoffice eine Ausnahme bleiben. Der Mangel an sozialen Kontakten im Homeoffice ist dauerhaft eine Belastung. Außerdem ist kreativer Austausche und Transfer von Ideen und Wissen nicht komplett digital möglich. Die Einführung eines hybriden Modells scheint die Lösung zu sein. Eine Mischung aus Präsenzarbeit und Homeoffice.

Die Hauptprobleme sind ähnlich wie bei der Führung eines dezentralisierten Unternehmens

Zu den besonderen Risiken und Problemen können gehören:

• Verlust des Kontakts zu den Mitarbeitern und Schwierigkeiten bei der Organisation von Ad-hoc-Sitzungen
• Erhöhter Bedarf an Erstausbildung und Ausgaben für die Einrichtung von Heimarbeitsplätzen
• Geringere Loyalität aufgrund zunehmender Isolation
• Verschlechterung der Fähigkeiten und der Arbeitsqualität der Mitarbeiter
• Schwierigkeiten bei der Kontrolle der Informationssicherheit
• Unklare Ziele, Standards, Erwartungen und Systeme

Durch ein effektives Management können die meisten Probleme verhindert werden.

Fünf Tipps für ein hybrides Arbeitsmodell

Damit das hybride Modell erfolgreich umgesetzt werden kann, haben wir fünf Tipps zusammengestellt.

1. Smarte Tools erleichtern die Zusammenarbeit
2. Auf den Punkt gebracht: Klare Meeting-Strukturen sind Pflicht
3. Kollaboratives Arbeiten – Cloud sei Dank
4. „This could have been an E-Mail“
5. Den Teamzusammenhalt stärken

Foto: Basic Thinking

Smarte Tools erleichtern die Zusammenarbeit

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Methoden, um Projekte, Workflows und Strukturen zu koordinieren. Daher sollten jedes Unternehmen die für sich passende Software oder App raussuchen, um eine nahtlose Abstimmung zwischen allen Beteiligten zu schaffen.

Die wichtigste Herausforderung ist die teaminterne Kommunikation. Um das E-Mail-Aufkommen zu reduzieren, gibt es dazu Messenger- bzw. Chatprogramme (z.B. Slack) oder Projektmangement-Tools (z.B. Trello).

In diesen Tools können Aufgaben zugewiesen, Deadlines festgelegt und der aktuelle Stand auf einen Blick erfasst werden. Der Aufbau erfolgt bei Trello nach dem Kanban-System. Jedes Unternehmen muss aber für sich selber herausfinden, welches Tool am besten funktioniert.

Hier siehst du eine kurze Erklärung des Kanban-Systems:

Auf den Punkt gebracht: Klare Meeting-Strukturen sind Pflicht

Kommunikation ist das A und O. Da der kurze Kommunikationsweg innerhalb des Büros wegfällt, sind klare Absprachen wichtiger denn je. Das gilt sowohl für Zuständigkeiten und Deadlines, als auch für Meetings. Vor jedem Meeting sollte geklärt werden, was das Ziel für die Besprechung ist: Was soll erreicht oder geklärt werden?

Anhand der Zielfrage können Agendapunkte, Zeitslots und Teilnehmende festgelegt werden. Eine Moderation des Meetings ist vorteilhaft, um durch die Agenda zu führen und keine wichtigen Punkte auszulassen.

Videokonferenzen sind für solche hybriden Modelle sehr zu empfehlen. Dabei sollte auch die Möglichkeit des Bildschirmteilens genutzt werden, um die wichtigen Stichpunkte verständnisvoll darzustellen. Flipcharts oder Tafeln sind für solche Konferenzen ungeeignet. Stattdessen sollte man Projektmanagementtools nutzen, um die Meetings effizienter zu gestalten.

„Keep it short“ ist auch für hybride Meetings ein wichtiger Slogan. Ein Meeting sollte maximal 45 Minuten dauern, denn die Teilnehmenden arbeiten deutlich fokussierter. Speziell, wenn mehrere Konferenzen pro Tag anstehen ist dies unabdingbar.

Kollaboratives Arbeiten – Cloud sei Dank

Die Cloud-Kollaboration ist die Lösung, damit alle Mitarbeiter auf die unternehmensinternen Dateien zugreifen können. Dafür muss nicht einmal der gesamte firmeninterne Server in die Cloud verlegt werden. Viele Software-Anbieter bieten einen Cloud-Service an, in dem Dateien zentral gespeichtert und von mehreren Teammitgliedern parallel und in Echtzeit bearbeitet werden können.

Mit Google beispielsweise können mehrere Personen gleichzeitig an einer Präsentation arbeiten. Die Änderungen sind in Echtzeit bei den anderen Mitgliedern sichtbar, sodass nichts verloren gehen kann. Damit keine Verwirrung bezüglich der Zuständigkeiten entstehen, können die Dateien für die entsprechenden Mitarbeiter freigegeben werden.

„This could have been an email“

Klar ist aber auch: Nicht jede Fragestellung zieht ein Meeting mit sich. Viele Probleme lassen sich per E-Mail, Messenger oder Chat schneller und effizienter klären. Als Faustregel gilt: Alles, was nachvollziehbar dokumentiert werden muss, Briefings inklusiver Anhänge oder Termine sollten per E-Mail gesendet werden. Kurze Fragen zwischendurch lassen sich am effektivsten über Chatgruppen oder Telefonanruf klären.

Wichtig bei der nonverbalen Kommunikation: Das Beachten von Grammatikregeln und Höflichkeitskonventionen. Vor dem Abschicken sollte die Nachricht noch einmal durchgelesen werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Den Teamzusammenhalt stärken

Das Ökosystem Büro ist nicht nur ein Mittel zum Zweck, sondern auch ein Ort des sozialen Austauschs. Zufällige Begegnungen auf dem Flur oder gemeinsame Mittagspausen fördern den Zusammenhalt des Teams. Durch das hybride Modell fallen diese Begegnungen weg. Kreative Lösungen, wie z.B. Pizza und Bier vor der Webcam oder gemeinsame Online-Spiele, schweißen das Team zusammen.

Fazit

Das hybride Modell funktioniert nach anderen Regeln als das rein digitale Arbeiten. Wichtig ist, dass keine Differenz zwischen „uns im Büro“ und „denen im Homeoffice“ entsteht. Denn eins ist klar: alle verfolgen dasselbe Ziel.

Teamleiter müssen nun also die letzten Monate zusammenfassen und überlegen, welche Methoden weiterhin sinnvoll sind und welche neu etabliert werden können. Das hybride Modell muss das Beste aus zwei Welten erfolgreich vereinen.